外事出访是指应国外或港澳台地区有关单位或个人的邀请，公派出国（境）参加教育、文化、学术等交流、进修、会议、留学、合作研究和访问等活动。为了方便我院教职工顺利办理外事出访（含出国和出境）有关手续，如期成行，特制定本流程。
    一、审批环节
    1．出访人自行联系并获取有效邀请信，并与外方商议明确经费开支办法。填写《短期因公出国（境）人员登记表》（附后）。
    有效邀请信：被邀请人的姓名、性别、出生年月、单位和职务；明确的出访日期（起止日期）；明确的邀请目的；被邀请人在外的费用和往返旅费的解决办法；邀请人的姓名、职务、单位全称、详细地址、电话号码。
    2．出访人提交出访请示并附邀请信及翻译稿、日程安排等有关材料于分院或部门领导初审，书面表示同意与否。
    3．若分院或部门领导同意出访，出访人再将原始材料上报学院外事办审核并提出拟办意见（2个工作日）。
    4．学院外事办报请主管领导审核并提出拟办意见，提请院长办公会议审定并提请党委会讨论决定（7个工作日）。
    5．学院外事办根据党委会决定向省外办提交请示并获批件（7个工作日）。如为全省组团，需报省教育厅经传至再报省外办获批件（20个工作日）。若其中有省管干部参加，需报省政府经省委组织部和分管省长批准获批件（另增7个工作日）。
    二、办证环节
    1．出访人交批件复印件及任务请示文件于学院组织部办理政审手续（7个工作日）。在政审有效期（三年）内再次出国，仍需办理备案登记。
    2．出访人备齐以下材料并亲自前往体育场路539号金祝大厦三楼省外办办证中心办理护照或通行证（1-5个工作日）及签证（不定）：
    1）出国任务批件
    2）邀请信原件（自行复印备份）
    3）政审件原件或有效复印件。
    4）最近六个月期间拍摄的彩色小二寸照片8张，正面，免冠，素背景。
    5）身份证复印件2份。
    6）因公护照个人资料登记卡（蓝表）、申请出国护照签证事项表（8开，红线）和申请出国签证事项表（A4，黑线）。申请港澳通行证及签注则填写其他有关材料。具体表格请向省外办咨询并索取。 
    7）单位介绍信。
    联系电话：85215264
    3．出访人凭出国任务批件复印件、出访者详细名单（包括出生年月日）前往省防疫站（老浙大直弄）办理防疫证及药品。
    三、其他事项
    1．外汇兑换。
    1）因公批汇。若出访费用需用外汇支付，持任务批件、邀请信、在外活动安排及《因公临时出国代表团组外汇开支预算表》往教育厅计财处办理三连单。前往财务处办理经费划拨并凭出国外汇联、三连单、电汇单前往中国银行浙江省分行二楼因公换汇窗口办理换汇。
    联系方法：省教育厅            88228903
              中国银行            95566 / 87077996-8110、8708
    2）因公出国个人购汇。按有关文件规定，因公出国每人每次可自行前往中国银行购汇400美元，根据国家不同，可折合换成等值的其他外汇。所需材料有：批件复印件、护照原件及复印件、身份证原件及复印件、单位介绍信。如团组派出，可由具体经办人统一办理。
    2．安全教育。原则上行前教育由派出单位自行组织，也可报经学院外事办联系安全厅予以协助。
    3．机票预定和确认。
    4．访后工作
    1）填写《因公临时出国用汇核销表》，凭有效票据完成外汇核销和财务报销事宜。
    2）上缴护照或通行证。
    3）上交出访总结（回国后一个月之内完成）。
   其他未尽事宜请直接与外事办联系。联系电话：88213009、88213007。